¿Qué hace y qué no hace un robot automatizado en una farmacia? - Nobbot

¿Qué hace y qué no hace un robot automatizado en una farmacia?

Quizá hayas notado que, cuando haces un pedido en la farmacia, el farmacéutico ya no desaparece de tu vista para ir al almacén en busca del fármaco. En su lugar habla contigo hasta que el medicamento aparece traído por un sistema de rampas horizontales. Al otro lado de este sistema hay un robot (un brazo robótico) que se encarga del trabajo.

Nos preguntamos cómo funciona una farmacia automatizada, qué es lo que hace (y qué no hace) este robot, cómo se plantea una tienda el contratar un brazo robótico o las ventajas y desventajas que tiene este tipo de sistemas.

El local que nos atiende en la consulta y nos ha abierto sus puertas ha sido Farmacia Delicias5, que nos cuenta de la mano del adjunto Daniel F. Martín Redondo qué supone un robot en una farmacia.

¿Qué es un robot automatizado en una farmacia?

Algunas lo tienen expuesto a plena vista y se ve desde la calle (quizá por motivos de marketing) lo que supone todo un espectáculo. Sin embargo, para acceder al robot de Delicias5, hay que entrar en la trastienda. Allí, una puerta da paso a una sala más bien pequeña con estantes a ambos lados:

Farmacia Delicias Robots

El robot, que se puede observar en la fotografía en el centro de esta sala, consiste en un pequeño brazo horizontal que se mueve por la sala usando un riel. Cuando le piden un medicamento se posiciona sobre él, lo coge y lo lanza a través de una rampa para que le llegue al farmacéutico.

¿En qué momento una farmacia se plantea instalar un robot automático?

Todavía hay farmacias que no tienen brazo robótico, y que puede que nunca lo tengan. Daniel nos responde el caso puntual de su farmacia: «Antes estábamos en una calle muy chiquitita […], nos vinimos aquí y […] vimos el potencial. Siendo una calle de muchísimo paso lo que pensábamos fue […] instalar un robot de tipo Rowa […] que habíamos visto en ferias y congresos».

La farmacia de Delicias5 es un espacio grande y que está abierta 24 horas. La rotación de medicamentos es altísima, y mantener un sistema de stock clásico resulta costoso debido a los los errores humanos que puede suponer. Estos ya existen en farmacias de barrio con dos o tres empleados, pero hablamos de un local con 12 farmacéuticos interaccionando en el mismo espacio y con muchos turnos.

Hay más marcas, por supuesto. Junto con el Rowa Smart System, que es el que está instalado en Delicias5 y cuyo anuncio se ve arriba, se encuentran otros como el MACH4 de Apotheka o el Movetec de Tecnilab. Sistemas muy parecidos entre sí y basados en un gran arcón del tamaño de un cuarto pequeño, un brazo robótico y un software de control.

El funcionamiento del brazo robot: lo que hace y lo que no hace

DanielF. Martín Redondo nos acompaña en el proceso que sigue un medicamento desde que entra a la farmacia hasta que sale. Cuando llega una caja con cientos de referencias, un farmacéutico acude con ella a un escáner junto a la compuerta de acceso del robot y pasa sus códigos de barras por él.

Farmacia Delicias Robot

Es aquí cuando entra el robot, que inventariará los objetos entrantes y colocará en sus repisas internas y a temperatura constante en régimen de orden caótico (veremos sus ventajas más abajo). Una vez colocados pasan a su base de datos, de donde se borran cuando un farmacéutico los pide y el robot los lanza a través de alguna de las compuertas de salida.

Esa es la mecánica básica, y el robot es eso: mecánica. No hablamos de un brazo con Inteligencia Artificial avanzada. Aunque sí llama la atención que cuando el robot no tiene trabajo se pone a hacer inventariado por su cuenta, y a recolocar medicamentos para optimizar el espacio. Dentro de su armario caben unas 65.000 referencias.

¿Qué ventajas tiene instalar un brazo robótico?

Automatizar tiene muchas ventajas, aunque estas no siempre compensan los costes que supone este tipo de sistemas. Cuando preguntamos sobre el precio nos responden que «más que un Ferrari». No se trata precisamente de renovar ordenadores, y «no en todas las farmacias compensa este tipo de sistemas».

Stock optimizado y control perfecto de inventario

Por un lado, de cara al stock y control de inventario las implicaciones son notables. «El robot no se equivoca. Todo lo que hay aquí —Daniel golpea la habitación del robot con los nudillos como si llamase— es exacto. El robot sabe lo que hay dentro. Fuera no, pero dentro… No existe el error».

En un sistema clásico de inventariado, los cajones están ordenados por el nombre del medicamento (lo mismo ocurre en las librerías con el orden por nombre de autor). De modo que si sale al mercado un nuevo fármaco con un nombre que empieza por z no hay mucho problema: siempre suele haber espacio al fondo, junto a la zeta. Pero, ¿y si el medicamento empieza por m? Pues implica mover todos los medicamentos uno o varios huecos para hacer sitio al nuevo. La mitad de los cajones de toda la tienda, lo que supone una locura.

farmacia stock orden caótico

El sistema que usan los robots es el llamado orden caótico o de multiubicación, donde un mismo medicamento puede ocupar dos, tres o diez baldas diferentes y encontrarse repartido en el inventario. Además su espacio (delimitado por coordenadas) no queda asignado a un medicamento, sino al primero que llega.

Supone un ahorro en espacio y tiempo considerables. En el manual aparece que se pueden establecer colas de carga de hasta 40 ítems, y que el sistema tarda 3 segundos en registrar cada uno.El mismo procedimiento hecho a mano (escanearlo, meterlo en el sistema y colocarlo en una balda para volver y decirle al ordenador dónde lo hemos dejado) puede suponer hasta minutos.

Control de caducidad del medicamento

Es algo que no tiene implicación en, por ejemplo, un robot de este tipo en una fábrica de muebles. Pero en farmacia la fecha de caducidad es crucial. No es que no se pueda vender un producto caducado, sino que tres meses antes de que caduque debería estar fuera de circulación. Comprobar producto a producto de manera manual su caducidad es un tiempo que no se tiene.

Sin embargo, al robot se le puede decir la fecha de caducidad de cada medicamento. Si hay dos medicamentos idénticos, elegirá siempre aquel que tenga menos tiempo de vida por delante, y lo hará en centésimas de segundo.

Reduce el error del farmacéutico

Este es uno de los puntos que decantan la balanza hacia la automatización.

«El robot no se va a equivocar al leer una receta. Te puedes equivocar tú [farmacéutico] al seleccionar un medicamento, pero el robot no». Como sabe Daniel, la alternativa a esta herramienta robótica es «tener que llamar dos veces por semana al centro de salud para que se pongan en contacto con un paciente porque detectas o sospechas un error en una venta».

No es lo mismo equivocarse vendiendo ropa que un fármaco. La farmacia vende productos que la persona necesita para estar sana, o que pueden ser perjudiciales si no los necesita para nada y se los toma.

Daniel nos pone un ejemplo. Si en lugar de Gemfibrozilo (para el colesterol), cogemos el medicamento que está al lado en el cajón, la Gabapentina (que sirve para dolores crónicos y epilepsias), podemos causar un daño enorme al paciente.

medicamento fármaco farmacia

El error también se elimina en el momento de la carga de un medicamento en el stock. Por ejemplo, un farmacéutico que meta al sistema una caja de un medicamento pero escriba por error otro dejará en el ordenador un producto que no se encuentra en la farmacia. Pero el robot, cuando escanea un código de barras, verifica por tamaño y peso que el medicamento sea el correcto.

Sistema antirrobo

Aunque este tipo de robots no están pensados para evitar robos, el que los medicamentos estén sellados en una bóveda ayuda a que no sean fácilmente extraíbles.

Eso por un lado; por otro, el evitar al farmacéutico a desplazarse al almacén hace que no deje el mostrador y la caja sin vigilancia, una ventana de tiempo que los ladrones suelen aprovechar.

El farmacéutico se dedica a hacer su trabajo

Una de las claves de instalar un robot de este tipo es facilitar a los trabajadores centrarse en su trabajo en lugar de realizar tareas impropias. Que una persona que ha estudiado la carrera de Farmacia dedique dos de sus ocho horas laborales a registrar productos en un archivo no tiene mucho sentido y es una pérdida de tiempo considerable para la empresa.

Un farmacéutico es un profesional con notables conocimientos de química y medicina que puede asesorar a los clientes sobre las mejores alternativas para sus problemas de salud. Ese es su trabajo, no encargarse del almacén, y es lo que permite el robot.

Cuando un farmacéutico entra en una farmacia un lunes a las nueve, lo último que quiere es ponerse a inventariar, por lo que «tampoco quemas a la gente».

Daniel nos confirma que, como él, el resto de farmacéuticos echaría en falta esta herramienta. Nos cuenta el ejemplo concreto de una compañera que cambió de farmacia a una más pequeña y sin robot. Mientras que adaptarse a estos sistemas es muy fácil, trabajar sin ellos una vez conocidos puede resultar incluso frustrante.

A nadie se le ocurre trabajar en una tienda sin caja registradora, datáfono o un ordenador, aunque hubo un momento en que estas herramientas no existían. Una vez te haces a ella, facilita mucho el trabajo.

Por contra, ¿qué problemas puede dar este tipo de herramienta?

«Si se va la luz, por ejemplo, estás vendido», aunque no de inmediato. Este tipo de robots vienen acompañados con un sistema de baterías que dan servicio tanto al robot como a uno o dos ordenadores durante entre dos y cuatro horas. De modo que existe cierta autonomía. No es algo frecuente en nuestro país, pero es algo a tener muy en cuenta.

En esta misma línea hay que contar con el consumo constante de energía que supone este tipo de dispositivos. Debido tanto al brazo como al ordenador asociado, el consumo no baja en ningún momento de 285w. Todo el día, todo el año. Es algo que hay que incluir al coste de compra y de mantenimiento, aunque desde Delicias5 nos aseguran que el coste fijo se amortiza a una velocidad enorme. Por contra, el robot no necesita iluminación para trabajar.

También hay que contar con que es un cajón del tamaño de un cuarto que quita un espacio considerable. Si se usa con frecuencia, lo cierto es que ahorra espacio, pero si su uso es bajo se trata de un bulto gigantesco.

escanear medicamento farmacia

Como curiosidad, hay un modo de que el robot tenga un error al cargar un fármaco. Por ejemplo, un medicamento que se distribuya en Portugal, Francia y España tendrá tres códigos de barras, y si no somos cuidadosos el robot leerá cualquiera de ellos, cargando en el sistema un objeto llamado XXXXXXXXXXX que habrá que sacar del sistema y volver a cargar.

También existen errores imprevistos como la rotura de algún componente o que un medicamento no esté perfectamente alineado con el robot (y que este en lugar de cogerlo lo empuje o lo tire). De ahí que haya un mantenimiento en remoto (a veces incluso desde Alemania) más otro presencial para el dispositivo. Estos técnicos trabajan dando vueltas por las distintas farmacias y verificando cada pocos meses que todo esté bien o actualizando las máquinas.

mano robótica

En el extremo de los accidentes laborales, este tipo de robots no es un cobot, aunque ayude mucho en el día a día. No está pensado para trabajar codo con codo con un humano porque el brazo viaja por el riel a 30 km/h y el golpe puede ser de gravedad (además cerca de la cabeza). Un operario podría intentar eludir la seguridad y meterse dentro del almacén robotizado, cerrando la puerta, y exponiéndose. Aunque, dicho sea, le costaría bastante burlar los sensores de esta herramienta y provocar un accidente, incluso aunque vaya buscándolo.

Al final este tipo de robos son eso, herramientas, como lo pueden ser el mencionado datáfono o el ordenador, aunque con tecnología más avanzada. En un inicio se trata de algo novedoso, pero poco a poco pasa a ser una herramienta de uso cotidiano y a volverse casi indispensable para el día a día.

Es posible que de aquí a unos años veamos cómo tiendas de todo tipo (y no solo farmacias) se han adaptado al uso de elementos robóticos para facilitar las tareas de los empleados y, al mismo tiempo, dar un mejor servicio al consumidor.

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Imágenes | Farmacia Delicias5, Delicias5, Delicias5, iStock/diego_cervo, iStock/Click_and_Photo, iStock/DragonImages, iStock/Vadimborkin