Cómo ser más productivo combinando Slack, IFTTT y Todoist - Nobbot

Cómo ser más productivo combinando Slack, IFTTT y Todoist

Todoist Slack IFTTT

Ser productivo no es otra cosa que hacer más en el menor tiempo posible. Exacto, no se trata de usar numerosas o complicadas aplicaciones para la gestión de tareas, tiempos, etc. La idea es que, sin importar si nos organizamos con una libreta y un lápiz o la última app de gestión de tareas, seamos capaces de ejecutar el máximo número de tareas posibles.

Es por eso que, desde hace unos meses, me he propuesto simplificar al máximo las apps y servicios que uso. El primer paso fue elegir qué aplicaciones iba a usar, descartando las que me aportaban menos beneficios por interesantes que resultasen. El segundo, aprovechar y potenciar las posibles integraciones existentes entre ellas o a través de servicios como IFTTT.

 IFTTT y la automatización

ifttt_blog

IFTTT no debería ser, a día de hoy, un servicio desconocido para ningún usuario. Como ya hemos podido ver en posts anteriores, sus opciones son tantas y tan geniales que los usos que podemos darle son enormes.

Algunas de las posibilidades que brinda las he aprovechado en los últimos meses para mejorar la gestión de mis tareas, tanto para la creación como la comunicación. Pero, cómo mejora la gestión y comunicación el uso de IFTTT, estarás pensando. Pues bien, facilitando ambas acciones.

Si te detienes a ver cuánto tiempo dedicas a consultar el email, ver qué mensajes requieren una acción o tarea, las anotas en tu aplicación para la gestión de tareas y comunicas a tu equipo o delegas verás que no es poco. Si trabajas sólo, el tiempo se reduce pero sigue siendo importante.

Es por ello que el uso de IFTTT, si tu cuenta de correo es de Gmail (aunque podrías usar el canal email también, esa opción no es tan cómoda pues requiere un reenvío), puede facilitar y reducir el tiempo de gestión del correo. Además de otras ventajas, como la de no tener que andar volviendo al correo para consultar detalles o seguir la evolución de la tarea.

Combinando Slack, Todoist e IFTTT

En la actualidad, mis aplicaciones o servicios más usados son Gmail, Todoist y Slack. Luego, en tercer lugar, están otros como Evernote o Asana. Así que me puse a investigar qué ofrece IFTTT en términos de integración y cómo podía aprovechar cada opción. Porque, eso sí, es importante también que la solución buscada sea fácil de integrar y usar. Si no es así no vale de nada.

De Gmail a Todoist

ifttt todoist

Gmail es mi primera parada. Gran parte de los mensajes que recibo terminan creando tareas que debo realizar. Por tanto, para no tener que andar anotando de forma manual, recurro a dos recetas.

  • If new starred email in inbox es mi primera receta. Cuando marco un mensaje con una estrella, de forma automática, se genera una tarea en la bandeja de entrada de Todoist. Esto sólo lo hago con aquellos mensajes que me resultan más importantes y, por así decirlo, requieren mayor atención y rapidez de acción.
  • If new email in inbox labeled es la otra receta que uso. En esta ocasión al asignar una etiqueta a un mensaje se dispara la acción y me genera una tarea en Todoist. Es similar a la anterior sólo que obtengo un control diferente. Es decir, según la etiqueta usada va a un proyecto diferente en Todoist. Esto me permite asignar diferentes niveles de prioridad y si son tareas o acciones relacionadas con mi entorno profesional o personal.

Al final del día reviso todo, organizo y establezco lo que he de realizar al día siguiente. Todo podría seguir haciéndolo dejando emails sin leer o marcados como importantes o leer después en Gmail pero si te has acostumbrado al Inbox Zero el saber que hay mensajes ahí desde primera hora te genera algo de ansiedad, al menos a mí.

De Todosit a Slack

ifttt slack

Esta es una nueva receta que quiero empezar a implementar. Se trata de integrar Todoist en Slack de modo que cuando me asigno una tarea o la completo se envíe un aviso al canal de Slack que uso junto a mis compañeros. Así ellos tendrán visibilidad de lo que estoy haciendo o hice.

Aún tengo que refinar y ver cómo optimizar su uso para que no termine siendo algo molesto para el resto de compañeros sino lo contrario, útil. Al menos la mitad de lo que me pareció cómo Federico Viticci hacía para trabajar con su equipo.

Podéis leerlo en MacStories. Él usa IFTTT, Todoist y Slack para automatizar la asignación y comunicación de tareas a su equipo. De forma sencilla y rápida, es capaz de sacar una tarea del email, crearla y asignarla en Todoist, comunicarlo en Slack y trasladar el seguimiento a una plataforma más eficaz que el correo. Todo gracias al uso de las recetas de IFTTT.

Sin duda me parece una forma genial de descargar el uso injustificado del email. Primero por evitar distracciones y en segundo lugar por mejorar las futuras consultas que se puedan hacer sobre un tema.

La pausa necesaria

Como podéis leer, integrar diferentes servicios como Todoist y Slack a través de nuestro mail e IFTTT es fácil. El único problema es que a menudo no nos damos la pausa necesaria para aprovechar todo lo que internet ofrece. Ya no sólo con IFTTT y su recetas If, también con las recientes Do que pudimos ver.

Vamos tan acelerados que nos saltamos soluciones que ayudarían a mejorar nuestra productividad, eficiencia y comunicación. Con esto que comento acerca de la automatización e integración espero que os sirva para plantearos si todo lo que hacéis ahora lo estáis haciendo de la mejor forma posible. Yo aún sigo haciéndolo, y es que se que me queda mucho por aprender y mejorar.