Hay veces en las que por diferentes motivos, no logramos concentrarnos o tardamos demasiado tiempo en llevar a cabo la tarea que estamos desempeñando. La frustración que nos produce el saber que somos capaces de hacer las cosas mejor y que nuestro rendimiento no es el adecuado, puede llevarnos a una situación de estrés.
No existe una técnica para mejorar la productividad que sea el remedio a todos los males. Lo que para algunos funciona puede que para otros no. Hoy os mostramos algunas técnicas y consejos muy útiles, entre los que puede que encontréis la fórmula que andáis buscando para mejorar vuestra productividad.
La Técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro es un método para la administración del tiempo que dedicamos a cada tarea, que ideó Francesco Cirillo a finales de los años ochenta. Aunque esta técnica cuenta con sus detractores, la verdad es que hay mucha gente a la que le ha servido de utilidad en aquellas tareas que requieren cierta cantidad de tiempo y un alto nivel de concentración.
Esta técnica que toma su nombre del reloj temporizador que utilizaba Cirillo, consiste en dividir nuestras tareas en periodos o pomodoros de veinticinco minutos, tras cada uno de los cuales nos tomaremos una breve pausa de cinco minutos. Cada cuatro pomodoros haremos una pausa más larga de quince o veinte minutos.
Como dicen en el vídeo, el establecimiento de periodos y pausas es sólo el principio de esta técnica. Tan importante es eso, como organizarse previamente las tareas para saber cuánto tiempo vamos a necesitar, o saber manejar y evitar las distracciones, de manera que estemos trabajando con el tiempo y no contra él.
Aunque a priori parezca que los periodos de descanso te van a desconcentrar de la tarea que estás desempeñando, la verdad es que a mi me sirven para involuntariamente ordenar las ideas mientras estoy descansando. De esta manera el siguiente pomodoro resulta ser muy productivo.
Algunas opiniones sostienen que utilizar la Técnica Pomodoro en un ambiente de trabajo podría afectar al trabajo en equipo. Como respuesta se idearon pomodoros de a pares, para que dos personas que trabajan en la misma tarea puedan aplicar la técnica disminuyendo aún más las interrupciones y mejorando la calidad del trabajo final.
Utiliza las herramientas a tu alcance
Lo primero que hay que tener en cuenta es que, al igual que sucede con las técnicas, una herramienta determinada no sirve para mejorar la productividad de cualquier persona. Las herramientas no mejoran la productividad por si mismas sino que depende del uso que cada uno hagamos de ellas.
Sin embargo, existen herramientas como los sistemas de almacenamiento en la nube, las fuentes RSS o las de organización de información mediante el archivo de notas como Evernote, que ayudan a mejorar la productividad de un gran número de personas porque son servicios y aplicaciones que tienen un objetivo claro y definido.
Algo que hay que intentar evitar a toda costa es el utilizar varias aplicaciones que desempeñen las mismas funciones. Esto no haría más que perjudicar a nuestra productividad. Debemos elegir las herramientas que mejor se adapten a nuestra forma de trabajar, y descartar aquellas que no nos ofrezcan exactamente lo que necesitamos por muy de moda que estén.
Algunos consejos para mejorar tu productividad
En ocasiones, por mucho que nos guste nuestro trabajo, no estamos plenamente satisfechos con el resultado de la tarea desempeñada. Veamos algunos consejos que nos ayudarán a mejorar nuestra productividad:
1. Organización. Para mi es la clave de cualquier trabajo. Tómate tu tiempo y antes de empezar, organiza tus tareas y el tiempo que le vas a dedicar a cada una de ellas.
2. Establece un sistema de prioridades. Intenta realizar primero las tareas que te resulten más pesadas para evitar la procrastinación.
3. Evita las distracciones. Sé que en ocasiones recibimos mensajes, correos, llamadas o interrupciones, que atendemos pensando que pueden ser importantes. La mayoría de las veces pueden y deben esperar a atenderse en los momentos de descanso.
4. Tómate tus descansos. Además de servirte para relajarte y desconectar, te permitirán atender esas tareas que te pueden distraer si no se te van de la cabeza. Los descansos también son muy útiles como método para romper el bloqueo mental.
5. Crea tu ambiente. Sé que en una oficina a veces no podemos hacerlo pero, en la medida de lo posible, debemos crear esa burbuja ajena al mundo exterior que nos permita estar cómodos y concentrados en lo que estamos haciendo.
6. Sé estricto en tus horarios. Ya sea en los de trabajo, de descanso, de sueño, de puntualidad o de cualquier otra índole, cumplirlos a rajatabla te hará más eficiente.
7. Una sola tarea a la vez. Cuando empieces algo nunca lo dejes a medias. Termina con esa tarea antes de empezar con la siguiente.
Como véis, la organización tiene mucho que ver en todos estos consejos. Lo importante es conocerse a uno mismo y, con un poco de autocrítica, mejorar lo mejorable. A mi y a muchas personas que conozco les funcionan. Y tú, ¿qué medidas tomas para mejorar tu productividad?
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Imagen | EPSON
Siempre me he resistido, pero en alguna ocasión no he tenido más remedio que poner en marcha la técnico Pomodoro. Para momentos críticos es una buena solución