Sincroniza archivos entre tus equipos y Google Docs con SyncDocs

Una de las grandes ventajas de tener una línea de banda ancha y de estar siempre conectados es poder tener copias de seguridad en la nube. Muchos de nosotros utilizamos Google Docs para este propósito como repositorio documental online, de manera que vamos subiendo los archivos que nos interesa tener replicados. Claro que siempre puedes utilizar herramientas que te ayuden en esta tarea. Puedes sincronizar archivos entre tus equipos y Google Docs con SyncDocs.

Se trata de un pequeño programa que instalamos en nuestro equipo y nos permitirá que una carpeta que nosotros definamos se sincronice con Google Docs automáticamente, de manera que los archivos que guardemos en la nube desde cualquier equipo queden sincronizados automáticamente en cada uno de ellos. Por ejemplo, si hemos trabajado un archivo en un ordenador de la universidad o del trabajo y lo hemos subido a Google Docs al llegar a casa y conectar nuestro equipo automáticamente lo descargará a la carpeta sincronizada que tenemos.

La instalación y descarga de este programa es muy sencilla. La instalación del programa se completa en un par de pasos y posteriormente lo que nos pedirá serán las credenciales de la cuenta de Google con la que queremos sincronizar nuestros documentos. Posteriormente nos pedirá ubicar la carpeta donde vamos a sincronizar los documentos, por defecto la crea dentro de Mis Documentos.

A la vez tenemos que elegir una serie de opciones, que luego podremos modificar en las preferencias. Elegiremos si sincronizamos todos los archivos que están en esta carpeta o sólo los que Google Docs sea capaz de editar. A la vez también tenemos que elegir si una vez subidos los archivos a Google Docs pasamos los documentos al formato que utiliza esta suite por defecto o los conservamos en el formato que nosotros tenemos. Otra de las cuestiones que podemos definir es si utilizamos Google Docs como lector por defecto de los documentos PDF o no.

Por último también podemos elegir que sea Google Docs nuestro programa ofimático por defecto para la edición de documentos, una alternativa interesante para equipos que siempre están conectados a Internet y que nos evita tener que descargar e instalar otros programas ofimáticos para esta labor. Para editar documentos básicos puede ser una alternativa muy interesante. Esta opción siempre estará disponible para cualquier documento, esté o no en la carpeta sincronizada desde el menú contextual que tenemos al pulsar sobre el mismo con el botón derecho.

Ventajas de Syncdocs

La principal ventaja que nos ofrece Syncdocs es que no tenemos que subir los documentos que queremos llevar a Google Docs, sólo guardarlos dentro de la carpeta de nuestro equipo que hemos administrado para sincronizar con Google Docs. De esta manera el trabajo es mucho más ágil, no tenemos que esperar a finalizar el documento para ir guardando, sino que una vez iniciado el documento y si decidimos guardarlo en la carpeta sincronizada podemos ir guardando el mismo a la vez que va avanzando su extensión, su redacción, etc. A medida que progresamos y guardamos en local, el documento igualmente se actualiza en Google Docs.

Podemos forzar la sincronización entre la carpeta local y la global, de manera que siempre controlamos en qué momento se produce la sincronización. Esto nos facilita la tarea a la hora de no cometer errores, puesto que uno de los peligros de la sincronización es eliminar un archivo en la carpeta local, con lo cual también desaparece de la copia en red y lo perdemos. Siempre podemos recuperarlo desde la papelera de reciclaje, pero tal vez si lo hemos hecho en un equipo en el que ahora no tenemos acceso puede ser un pequeño problema.

Otra opción muy interesante es la posibilidad de tener una carpeta sincronizada entre varios equipos. Si trabajamos con un portátil y un sobremesa, por ejemplo, o entre un equipo del trabajo y de casa, o directamente entre varios equipos, como puede ser un teléfono móvil o un tablet nos puede interesar tener todos sincronizados con los mismos documentos. Sólo tenemos que tener en cuenta la privacidad, ya que si el equipo es compartido debemos considerar si nos interesa o no dejar la carpeta en local.

En definitiva se trata de una opción muy sencilla y cómoda para trabajar en local con documentos que tenemos alojados en la nube. Las ventajas que nos permite a la hora de utilizar nuestros documentos así como la posibilidad de utilizar Google Docs como nuestra suite ofimática por defecto sin duda compensan los inconvenientes que podemos tener con su uso, que son más de cambio de hábitos que otra cuestión.

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