Nozbe, el gestor de tareas online para aplicar la metodología GTD

Las listas TODO, las listas de tareas son muy populares. Su objetivo es ayudarnos a conseguir que al final del día hayamos realizado la mayor parte de ellas y sobre todo las que son más importantes para nosotros. Si tenemos muchas tareas y poco tiempo la organización se complica. Hoy vamos a comentar uno de los programas que más me gustan para organizar tareas en el ámbito personal como es Nozbe, el gestor de tareas online para aplicar la metodología GTD.

Se trata de un programa al que podemos acceder vía web y en el que vamos añadiendo las tareas a nuestra bandeja de entrada. Nozbe está pensado para aprovechar la metodología GTD (Gets Things Done) de David Allen, pero si no lo conocéis o no lo practicáis os servirá igualmente, puesto que dispone de algunas características que le hacen ser muy interesante apliquemos este método o no.

Cómo crear tareas en Nozbe

Lo primero que podemos hacer en Nozbe es crear distintos proyectos para poder separar las tareas. Esto no es algo obligatorio, pero ayuda bastante en la organización. Por ejemplo podemos tener un proyecto que sea personal, donde meter las tareas personales, tipo ir a comprar algo o reinstalar un programa en nuestro equipo, etc. Otra podría ser laboral o de estudios. Cada uno debe adaptarlo a sus necesidades personales o profesionales.

Podemos crear las tareas directamente en la bandeja de entrada o en cada uno de los proyectos. Por supuesto luego la lista de tareas podemos organizarla como queramos, moviendo los elementos a la posición que deseemos, para lo cual basta con arrastrar y soltar. Cada tarea podemos asignarla a una fecha, un contexto, un proyecto o marcarla como acción siguiente a realizar.

También podemos crear tareas por correo electrónico. Para ello sólo tenemos que enviar un correo a la dirección que configuramos en Nozbe, que será única para cada usuario. Si hacemos una lista con asteriscos podemos crear en un sólo correo distintas tareas que llegarán a nuestra bandeja de entrada o a cada proyecto según se lo indiquemos.

Pero también podemos crear tareas a través de Twitter enviando un mensaje directo a Nozbe desde nuestra cuenta. Si lo combinamos con ifttt como es mi caso, me permite marcar un tweet como favorito y con ello crear una tarea, lo mismo al marcar como favorito un elemento en Google Reader, lo que me facilita mucho el trabajo.

Recientemente ha sacado versiones de escritorio para Windows y Mac, de manera que podemos trabajar con las tareas aunque no tengamos conexión. De esta manera, cuando volvemos a conectar se sincronizan los clientes con la aplicación en red aplicando todos los cambios necesarios.

GTD con Nozbe

Para aplicar el método GTD con Nozbe es muy sencillo aplicar el primer paso, la recopilación de tareas. Entre correo electrónico, Twitter y RSS, se va llenando mi bandeja de entrada con tareas pendientes, además de meter de forma manual todas aquellas que surgen cuanto estás haciendo otra cosa y o apunto o se me olvidarán de forma irremediable.

Después nos tocará procesar y enviar cada tarea al proyecto que corresponda si nos va a ocupara más de tres o cuatro minutos. Si ocupa menos, se realiza de forma automática desde la bandeja de entrada y nos la quitamos de encima. Una vez en cada proyecto nos tocará marcar que tareas debemos realizar de forma inmediata y cuales pueden esperar.

Además tendremos que revisar cada día los proyectos para ver que tareas tienen que estar en cada proyecto, si su situación ha cambiado o no. En pocas palabras todo esto es lo que nos permite Nozbe, para aplicar el GTD a la gestión de tareas. Es un método de trabajo que implica un cambio de hábitos, pero que merece la pena.

Integración con Evernote y Dropbox

Pero además Nozbe se integra con Evernote, Drobbox y Box.net. De manera que los archivos o notas que subimos a Evernote o a Dropbox los tenemos disponibles directamente en nuestro gestor de tareas siempre que coincidan en el nombre de las carpetas.

Esto nos ayuda a salvar uno de los inconvenientes de Nozbe, que es un programa que en su cuenta gratuita se encuentra limitado a 100 MB de espacio, que es suficiente para uso personal si lo integramos con estas herramientas. Además está limitado a cinco proyectos en la versión gratuita. Si necesitamos más podemos acudir a las versiones de pago. Lo cierto es que si estáis buscando una nueva forma de organizar vuestro trabajo Nozbe puede ser una solución perfecta.

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