Gestiona y edita tus documentos en la nube ahora que con el verano estás lejos de tu oficina - Nobbot

Gestiona y edita tus documentos en la nube ahora que con el verano estás lejos de tu oficina

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Tal vez no quieras leer esto… Bueno, seguro que no quieres que tu jefe se entere… Pero ahora que empiezan las vacaciones tener la opción de poder trabajar en la nube en según que momentos de crisis, puede estar muy bien y salvarnos de algún que otro apuro. La idea bucólica de los ochenta de llevarnos la oficina fuera de ella, ya es realidad. Solo necesitaremos una conexión a Internet móvil, un portátil, un tablet o incluso nuestro smartphone.

Vamos a hablar de los tres grandes, los que más tiempo llevan en esto cuajando sus ideas y los que ofrecen soluciones más profesionales. Microsoft con su Office, Google con su Google Apps y Apple con su renovada suite iWork en la nube. 

En la última década el avance de la tecnología en forma de portátiles, teléfonos inteligentes, tablets y conexiones a Internet 3G o 4G han permitido lo que se llevaba tiempo buscando, disponer de los documentos importantes del día a día en tu trabajo en cualquier momento y lugar. Y lo que es mejor, estas soluciones de las que vamos a hablar ahora también nos permiten editarlos (bajo ciertas limitaciones) de tal manera que podamos modificar datos erróneos o introducir otros nuevos según las necesidades que se nos presenten.

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Office 365, la suite estrella de Microsoft en la nube

Desde su aparición para la plataforma Mac en el año 1989 (más tarde para Windows) la suite Office se ha convertido en la gran utilizada por una amplia mayoría de usuarios. No viene a cuento aquí hablar de porcentajes de uso, pero la diferencia con respecto a otras opciones es enorme. Poco a poco los programas Word, Access, Excel, Powerpoint se han convertido en un estándar utilizado por muchos usuarios. Y desde hace no más de dos años es posible acceder a ella a través de la nube. No solo para revisar documentos, también para editarlos.

Microsoft ha llegado el último, pero ha sido el que lo ha hecho con paso más firme. Partía con una clara ventaja, que no es otra que tiene una suite de ofimática muy potente y muy ampliamente utilizada en el sector empresarial. Se podrá sacar muchos “peros” a Microsoft, pero no se puede dudar que el matrimonio con la mediana y pequeña empresa es bien avenido. Office 365 es una opción orientada a la empresa principalmente. Tenemos un pago mensual (o anual con descuento) y según el importe que paguemos tendremos más funcionalidades.

Cuenta de correo con 35 GB, suite ofimática, chat colaborativo con opción de videoconferencia. Son tres los diferentes tipos de cuentas disponibles, la versión Premium, por casi 13 euros mensuales/usuario tendremos acceso a programas de escritorio, almacenamiento en la nube, edición de archivos a través del navegador, espacio web…

Como deciamos, si tienes una empresa, aunque sea pequeña, si necesitas para respirar la suite Office, su versión en la Nube es una opción muy interesante. ¿Alguna desventaja? Pues si, solo funciona en entornos Windows muy específicos, esto puede suponer algún engorro (incompatibilidades de SO o de navegador).

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Google Apps, el todo poderoso Google y sus servicios en la nube

La que inició el camino en todo este nuevo futuro fue, cómo no, Google. Empezando con su servicio de búsqueda en Internet, luego su sistema de correo electrónico… Y poco a poco apareció Calendar, Google Drive,  documentos, hojas de cálculos, presentaciones… Ahora nos encontramos con todo un ecosistema del que no tendremos que salir si no queremos y en el que podremos realizar casi cualquier tarea.

Aquí Google lleva ventaja, ya que todo se desarrolla vía navegador web. Cualquiera vale, pero evidentemente mejor si es el de la propia compañía que también lo tiene, Chrome. No necesitaremos instalar ninguna aplicación en nuestro ordenador para empezar a utilizarlo. Solo una conexión a Internet, el navegador y accediendo a nuestra cuenta Google tendremos disponibles todas sus opciones.

Google Drive nos dará opción de guardar cualquier archivo que podamos necesitar en la nube. Google Docs nos permitirá editar casi cualquier documento (no todos, aunque cada vez van añadiendo más funcionalidades) No de manera tan precisa o completa como nos pueda permitir una suite como la de Office, con muchos años a sus espaldas, pero si lo suficiente. Sus hojas de cálculo y presentaciones vienen a completar lo que se conoce como Google Apps.

Lo mejor de todo, es que son totalmente gratuitas.  Y otro punto a favor es que son accesibles cuasi totalmente desde dispositivos como Smartphones o Tablets con aplicaciones totalmente optimizadas para ellos.

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iWork de Apple, la reciente respuesta del gigante de la manzana

Hace un par de semanas Apple presentaba novedades con respecto a su suite iWork en la última Keynote (presentación) de la compañía de Cupertino, California. Ya venían ofreciendo capacidades en la nube, pero las mejoras han sido evidentes, ya que a partir de ahora será posible utilizar sus tres aplicaciones, Numbers, Pages y Keynote, o lo que es lo mismo, un programa de hojas de cálculo, un editor de texto y presentaciones, en la nube a través del navegador.

Lo que antes solamente era posible hacerlo a través de un ordenador Mac, o un dispositivo como el iPhone o el iPad, ahora es posible de utilizar desde cualquier ordenador. Por lo que si no tenemos acceso a nuestro ordenador y tenemos que acceder desde un PC, podremos hacerlo si tenemos una cuenta iWork.

Evidentemente, será necesario que hayamos adquirido una licencia de iWork, para lo cual es necesario disponer de un ordenador Mac. Pero una vez tengamos esto podremos acceder a nuestros documentos en cualquier momento o lugar. La ventaja que tiene esta opción, en mi opinión es la sencillez de uso que tiene la plataforma Mac en general.  Por lo que no será necesario complejos conocimientos por parte del usuario, el sistema funciona sin más. Podremos crear documentos que automáticamente se guardarán en la nube y que podremos editar con sencillez.

Como no podía ser de otra manera, es totalmente compatible (y funcional) con el iPhone y con el iPad, siendo este último un perfecto aliado cuando se está fuera de la oficina.

Las tres opciones disponibles más conocidas, son muy potentes y con un amplio bagaje a sus espaldas, por lo que la decisión final sobre cual utilizar se limita casi exclusivamente al entorno informático por el cual nos movamos. Tal vez Microsoft sea el que más orientado a empresas se encuentra, ya que esta ha sido siempre su especialidad.

En próximos artículos iremos desgranando las características más interesantes de estos tres servicios y descubriendo detalles para que quienes ya los usan de forma frecuente puedan exprimir más aún sus posibilidades.

En Anexo M | Comparte archivos en la nube

  • C. Roberto

    Otra alternativa muy buena es Zoho, que para algunas aplicaciones supera a Office 365 y a Google Apps