Office 365, la suite de Microsoft llega a la nube - Nobbot

Office 365, la suite de Microsoft llega a la nube

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La semana pasada hablábamos de las tres soluciones para gestionar y editar documentos en la nube más conocidos. Ahora que estamos en pleno verano, muchos estáis ya de vacaciones o pensando en ellas y nuca está de más tener la oficina cerca en caso de emergencia. La nube de Internet nos permite acceder a documentos clave de nuestro trabajo en cualquier momento y lugar permitiéndonos solucionar cualquier eventualidad que se pueda presentar casi al instante.

Hoy vamos a hablar de una de las últimas en llegar, pero aún siendo de las últimas, el bagaje de esta empresa (Microsoft) todos lo conocemos. Su suite de ofimática, Microsoft Office, es una de las más utilizadas en el mundo y ahora tenemos la posibilidad de utilizar casi cualquiera de sus aplicaciones en la nube. A esta nueva suite en la nube la han llamado Office 365.

Todos conocemos la suite de ofimática por excelencia, el Office de Microsoft. Esta suite tan completa tiene programas para editar documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, páginas web, bases de datos, gestión de correo electrónico. Casi cualquier necesidad que podamos tener en el día a día de nuestra oficina, y Office 365 viene a complementar todo esto con una vuelta de tuerca más, la integración en la nube. Vamos a ver alguna de sus características principales.

¿Cuáles son las características básicas de Office 365?

Office 365 de Microsoft no es un servicio gratuito. Esta dirigido a empresas (aunque también hay cuentas para particulares) y según el volumen de la empresa que pretenda acceder se podrá contar con una mayor cantidad de usuarios siendo necesario pagar una cuota mensual por cada uno de ellos. Por poner solo un ejemplo, una empresa pequeña, que quiera tener acceso a la suite de Office de escritorio, acceso a sus homónimas en Internet, tendrá que pagar algo más de 10 euros mensuales por cuenta de usuario que tenga creada. Los precios tampoco son desorbitados.

Al crear una cuenta tendremos la posibilidad de usar las aplicaciones de Microsoft Office no solo en nuestro ordenador, sino que podremos utilizarlas de manera online en cualquier momento o lugar. Tendremos una cuenta de correo (por cada usuario que demos de alta) hospedada, asi como un espacio de disco duro virtual para guardar documentos en la nube o dar de alta una página Web.

Es posible trabajar estos archivos en la nube entre varios usuarios y de manera simultánea mientras mantenemos una videoconferencia con herramientas que nos proporciona Office 365 para tener una experiencia de trabajo cooperativo plena. Con un tiempo de actividad del 99,9% asegurado y una seguridad máxima que protege tus ficheros, Office 365 resulta una opción muy interesante para cualquier empresa.

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Primeros pasos a la hora de empezar en Office 365

Ya sea trabajando a través de Windows o su versión para Mac (está disponible para ambas plataformas) la primera vez que accedamos a Office 365 este se encargará de comprobar que tengamos las aplicaciones de escritorio de la suite Office convenientemente actualizadas haciéndolo si fuera necesario. También nos instalará Skype que será la herramienta que nos permitirá mantener chats, videoconferencias o compartir ficheros con los demás compañeros de trabajo.

Una vez hayamos dejado que se instale todo lo que considere oportuno, ya tendremos una perfecta integración entre las aplicaciones de escritorio y las online para que se comuniquen entre ellas compartiendo nuestro trabajo. Evidentemente, las aplicaciones de escritorio son las que más opciones nos dan, por lo que lo lógico sería que trabajáramos a través de estas puesto que son las más potentes, reservando las Web Apps para modificaciones puntuales y no demasiado complicadas.

Microsoft Sharepoint será la herramienta que utilizaremos para compartir nuestros documentos. Será a través de esta aplicación con la que subiremos documentos a la nube, teniendo posibilidad de acceder a ellos las diferentes personas que componen el grupo de trabajo, siendo el administrador el que decida que tipo de permisos tiene cada usuario definiendo como puede acceder y de que manera a los diferentes documentos compartidos.

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Las Web Apps, utiliza Office a través de tu navegador Web

Una de las características que nos ofrece Office 365 es la posibilidad de utilizar alguna de sus aplicaciones más famosas a través de Internet permitiéndonos editar algunos documentos de manera sencilla. Para ello solo necesitaremos tener un ordenador con conexión a Internet o un Smartphone o Tablet con Windows (aunque se prevee que pronto estará disponible tanto para iPhone como iPad).

Las cuatro aplicaciones que podremos utilizar serán, Word, Powerpoint, Excel y OneNote. Para los que no las conozcáis, Word es el editor de texto que más se utiliza actualmente en todo el mundo (sin riesgo a equivocarme en esta máxima) Excel es un editor de hojas de cálculo, Powerpoint un editor de presentaciones y OneNote una aplicación para tomar notas.

No pensemos aquí que vamos a disponer de todas las funcionalidades que tienen sus homónimas de escritorio, sino que tenemos una aplicación básica que nos permitirá realizar sencillas modificaciones en documentos que hayamos guardado previamente en la Nube a través de SkyDrive.

Para los que no lo conozcan, SkyDrive es un disco duro virtual vinculado a la cuenta de Office 365 que nos permitirá subir, almacenar y compartir documentos en Internet. De esta manera no estaremos atados a un disco duro físico y tendremos acceso a ellos en cualquier parte o lugar.

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Algunos trucos básicos a la hora de usar Office 365

Si vamos a trabajar en un grupo de trabajo extenso, será fundamental tener un conocimiento de la herramienta Skype, recientemente comprada por Microsoft la cual es la que nos permitirá comunicarse a todos las personas que estén en ese grupo de trabajo. Si utilizaste el Messenger, me temo que nada nuevo encontrarás aquí. Es una aplicación que nos permitirá chatear, mantener videoconferencias y saber en todo momento quien está conectado o no.

Tal vez la característica más importante de Office 365 es que nos permite crear un calendario el cual compartir. A través de Outlook podremos crear un calendario en el cual asignar tareas y que podremos compartir con todos los usuarios del grupo de trabajo. Si has colaborado en un grupo de trabajo alguna vez, sabrás que mantener un calendario perfectamente organizado y actualizado es fundamental para conseguir avanzar en las tareas de grupo. Tómate tu tiempo para comprender esta potente herramienta, configurarla y compartirla. Piensa que en ella podremos convocar una reunión de equipo que todos recibirán al instante en su bandeja de correo.

Si eres administrador, puedes crear nuevas tareas y compartirlas con los elementos del grupo de trabajo que más te interesen. De esta manera podremos crear un grupo de trabajo diferenciado del general para según que requisitos necesitamos para dicha tarea en concreto. A través de Sharepoint podremos crear un “Site” nuevo y asignar los usuarios que consideremos oportuno a el mismo.

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Mantén una copia online de todo el trabajo que estemos realizando. Si, podemos tener nuestros documentos guardados en modo local, en nuestro ordenador, pero es conveniente trabajar con ellos desde SkyDrive de tal manera que podamos guardarlos en la nube y que cualquier persona de nuestro grupo de trabajo pueda tener acceso a ellos, incluso nosotros mismos si nos encontramos lejos de nuestro ordenador.

La aplicación OneNote puede ser perfecta para realizar Brainstorming grupales. Al ser una Web App, todos los usuarios del grupo de trabajo podrán acceder a ella y tendremos la capacidad de poder desarrollar una idea de manera conjunta. Piensa tambien en Lync más allá de la mera videoconferencia. Podemos compartir la pantalla de nuestro ordenador y enseñar a los demás compañeros el trabajo que estamos realizando.

Por último, si ves que tu volumen de uso de Office 365 aumenta y que colma todas tus necesidades, tal vez puedas dar un paso más allá y empezar a pensar en utilizar un Smartphone con Windows Phone series o Windows 8 en un tablet. La integración con Office es total y nos puede solventar la necesidad de tener que llevar un portátil encima cuando estemos fuera de la oficina. Incluso existe una versión de Lync que nos permite comunicarnos con nuestros compañeros de trabajo.

Acceciendo de forma remota a nuestro equipo

Para finalizar, poder trabajar desde cualquier lugar gracias a las aplicaciones que se ejecutan en nuestro navegador, smartphone o tablet es toda una ventaja. Pero si acabamos de comenzar a usar dicho sistema puede que nos encontremos con que hay archivos que no están en Skydrive o servicios similares. Para solucionarlo podemos recurrir al acceso remoto a nuestro equipo. Opción que vimos en Anexo M gracias a dos de los principales servicios Logme In y TeamViewer. Con una fácil configuración podremos acceder siempre que lo necesitemos y no necesitaremos dejar encendido el equipo si este es compatible con la función Wake On Lan, algo común hoy en día.

En Anexo M | Gestiona y edita tus documentos en la nube ahora que con el verano estás lejos de tu oficina

  • C. Roberto

    Desde luego funciona realmente bien y para grupos de trabajo resulta muy útil, en mi opinión está un punto por encima de las Google Apps con las que compite

  • Jorge

    No se os a ocurrido poner capturas de pantalla nuevas y no de la versión anterior!

  • Aitor Carbajo

    Gracias Jorge, menudo despiste.

    ¡Corregido!

    Un saludo.