Un trabajador recibe de media en la oficina 80 correos electrónicos cada día y se estima que el tiempo medio en abrir y cerrar un correo electrónico (teniendo en cuenta el periodo necesario para concentrarse de nuevo en la siguiente tarea) ronda los 90 segundos. Esta media no tiene en cuenta a “empleados de riesgo” donde el uso -o abuso- del correo electrónico puede superar los más de 200 envíos diarios. Es el caso de comerciales, servicios de atención al cliente, gestión con proveedores, financieros o personal de recursos Humanos.
Por poner un ejemplo, a la vuelta de 15 días de vacaciones, el reto al que se enfrenta el trabajador al sentarse delante del ordenador puede superar las 30 horas (15 días laborables x 80 emails diarios x 90 segs= 30 horas). En suma, casi 5 días dedicados sólo a abrir y cerrar correos electrónicos, que se multiplica si se añade el tiempo empleado en leer, responder (para incrementar los hilos de emails) o gestionar los archivos adjuntos.
la pesadilla de los correos electrónicos
Para solucionar este problema y gestionar mejor el tiempo, allá van esas cinco recomendaciones:
- Lee en titulares. Realizar una primera lectura solo de los asuntos de los emails, para detectar la urgencia de cada uno de ellos y proceder en orden a su apertura.
- No caigas prisionero de las cadenas de emails. Abrir las conversaciones en cadenas de emails de más reciente a más antiguo, así evitarás agobiarte por situaciones que han evolucionado posteriormente.
- Normas de etiqueta: Respuestas tipo. La urgencia del email determina que el tiempo de la respuesta, pero una buena opción para aquellos que no sean urgentes puede ser una respuesta tipo de confirmación de lectura con previsión de tiempo de respuesta. Evitarás emails de reconfirmación.
- Tu mente debe trabajar más que tus dedos. Muchas veces “pensamos” a través de la escritura de emails, lo que propicia prolongar la conversación en una cadena interminable. Busca la respuesta más concluyente.
- “Mata al email”. La última recomendación es precisamente no echar más leña al fuego. Existen otras alternativas a escribir un email, como trasladar la respuesta en persona (sin “pausas” para el café) o recurrir a llamadas de teléfono, videoconferencias o chats de empresas. La conversación en tiempo real siempre será más rápida y productiva.
Estos cálculos y recomendaciones han sido realizados por Noysi, la plataforma web y móvil cuyo objetivo es alcanzar el #zeroemail.. Que dicho así parece una cosa muy loca. En todo caso, en nobbot ya os dimos algunas alternativas para superar este problema.