Firmar documentos online: métodos y aplicaciones para hacerlo

De la rúbrica a la firma digital: así puedes firmar un documento ‘online’

cómo firmar documentos online

Descargar un documento, imprimirlo, firmarlo, escanearlo y subirlo de nuevo a la web. Todo sería mucho más sencillo si fuese posible firmar documentos online, ¿o no?

Hubo un tiempo en que un garabato en un papel, más o menos legible, dotaba de autenticidad a un documento y lo vinculaba con una persona. Las firmas han ido evolucionando a lo largo de la historia y cambian también de país a país. Aun hoy, en algunos lugares solo son válidas si se lee claramente el nombre y los apellidos de la persona, mientras en otros una simple rúbrica hace la labor.

Con la digitalización, sin embargo, las firmas han ido un paso más allá. Existen como una versión digital de las firmas escritas, pero también han evolucionado de la mano de los algoritmos y las tecnologías criptográficas. El objetivo sigue siendo el mismo: vincular un documento con una persona, el firmante, de forma inequívoca.

En la actualidad, firmar documentos online se ha convertido en un servicio básico que nos permite vincular nuestra persona a un documento y enviarlo directamente, ahorrando tiempo y ganando en seguridad.

¿Firma digital o firma electrónica?

una firma manual de un formulario

Firmar un documento online es mucho más que dibujar nuestro nombre con el ratón. En primer lugar, debemos conocer las diferencias entre firma electrónica y firma digital. Aunque se usen como sinónimos, son dos conceptos diferentes.

  • La firma electrónica es un concepto legal, definido a nivel europeo por el Reglamento eIDAS y la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo. Así, la firma electrónica es un término amplio, referido a una serie de datos electrónicos que deben acompañar a una firma para que esta tenga validez legal. De esta manera, pueden existir diferentes tecnologías de firma electrónica, pero todas deben cumplir con los requisitos que fija el reglamento europeo para ser válidas.
  • Por otro lado, el término firma digital hace referencia a un proceso concreto mediante el que firmamos el documento. En este caso, se trata de una tecnología específica de firma electrónica que contiene diferentes niveles de cifrado. Además, la firma digital implica que existe un certificado oficial emitido por un organismo que valida la firma y la identidad del firmante. En el caso de España, este es el llamado certificado digital.
  • Por último, una firma manuscrita digitalizada puede ser también una firma electrónica. Eso sí, deberá cumplir con el Reglamento eIDAS para que se pueda demostrar que la identidad de la persona firmante es real.

Firmar documentos online

Aclarados los conceptos, vamos con el proceso. Firmar documentos online es sencillo y, en función de lo que busquemos, puede hacerse en pocos minutos. Muchos de los servicios en línea disponibles están pensados para un volumen elevado de firmas y, aunque tienen versiones gratuitas o un número limitado de firmas sin coste, hacer un uso extensivo de ellos requiere pagar.

Para un usuario esporádico, que necesita firmar uno o dos documentos sin grandes complicaciones, lo mejor es acudir a la aplicación de escritorio de Adobe, Acrobat Reader DC. Esta nos permite firmar documentos con una imagen de nuestra firma escaneada o dibujándola directamente con el ratón.

Para el resto de usuarios más exigentes, estas son algunas de las mejores plataformas para la firma online de documentos.

DocuSign, la más popular

DocuSign para firmar documentos

DocuSign es una de las aplicaciones más utilizadas. Para los usuarios de países de la Unión Europea, como es el caso de España, los servicios de firma de DocuSign cumplen con el Reglamento eIDAS. Esto quiere decir que los documentos que firmemos con su aplicación tendrán plena validez legal.

Aunque funciona como plataforma online en la nube, también cuenta con aplicaciones para Windows 10, iOS y Android. Sus planes de precios parten desde los 10 dólares mensuales para usuarios únicos hasta los 40 dólares para el plan de negocios. Eso sí, el primer mes, de prueba, es gratuito.

HelloSign, sencilla y gratis (aunque limitada)

imagen de HelloSign

HelloSign es una plataforma que ha apostado por la sencillez, sin dejar de lado el cumplimiento de las principales normativas de firma electrónica. Todo lo que firmemos con HelloSign tendrá, por lo tanto, validez legal. Además de la sencillez, otra de sus ventajas es la integración con Google Chrome, que permite firmar documentos sin salir de las aplicaciones de Google, como Gmail.

Sus planes de precios tampoco están destinados al usuario ocasional y parten de los 13 dólares al mes. Eso sí, si no necesitamos firmar más de tres documentos al mes, su uso es gratuito.

Secured Signing, la solución a medida

funcionamiento de Secured Signing

Secured Signing es una plataforma que funciona por completo en la nube y desde el navegador, sin aplicaciones de ningún tipo. Se trata, además, de una solución avanzada de firma electrónica, con un nivel de encriptado aceptable, y que cumple con la legislación europea en materia.

Lo que la diferencia del resto es su sistema de tarificación a medida. Por ejemplo, un usuario individual que no necesita firmar más de tres documentos al mes, podrá usar la plataforma de forma gratuita. A partir de ahí, se van abriendo diferentes planes de precios, que van desde los 10 euros al mes.

Como estas tres, existen muchas otras soluciones para firmar documentos online. Solo hay que tener en cuenta qué es lo que queremos para encontrar un servicio que cubra nuestras necesidades. Eso sí, es esencial tener en cuenta las particularidades de la firma electrónica para asegurarnos de que el documento firmado tenga validez legal.

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Imágenes | Unsplash/Kelly Sikkema, Leon Seibert, DocuSign, HelloSign, Secured Signing

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