Desde el pasado domingo 12 de mayo es obligatorio que las empresas lleven un control del horario de sus empleados. El fin último es evitar que se trabajen horas extras sin remunerar. La regulación de esta norma está contemplada en Real Decreto Ley 8/2019, publicada en el BOE hace dos meses.
Durante este tiempo las organizaciones deberían haberse preparado para cumplir con el nuevo reglamento. Pero son muchas las que, llegado el día, aún no cuentan con las herramientas adecuadas para su implantación. Un incumplimiento que conlleva sanciones económicas que pueden superar los 6.000€.
Afortunadamente, las multas aún no se aplicarán de manera estricta. Desde el Ministerio de Trabajo han anunciado que “si la empresa demuestra que está en negociaciones con los representantes de sus trabajadores para organizar esta contabilidad de horas, la Inspección aplicará el sentido común y no sancionará de forma inmediata”.
En la Guía sobre el registro de jornada queda recogido que la manera de llevar la gestión y control de las horas es a libre elección de la empresa. Entre las opciones disponibles hay sistemas de control de presencia, máquinas de fichar o el uso de una plantilla para registrar el horario de los trabajadores.
Máquinas de fichar en el móvil
Ahora que el teléfono móvil lo llevamos a donde quiera que vamos y lo usamos tanto para nuestra vida personal como profesional, puede hacer las veces de máquina de fichar si se usa una aplicación adecuada. Hay varias alternativas en el mercado, para empresas de diferente tamaño y sectores. Sus tarifas varían en función de los servicios que se contraten y del número de empleados.
Es el caso de Control laboral. No importa cuál sea su jornada laboral ni el tipo de contrato. Cada empleado cuenta con un perfil con sus condiciones y las características de su puesto. Son ellos mismos los que, a través de la app instalada en su smartphone, dan cuenta de sus entradas y salidas del trabajo. Un informe mensual refleja las horas trabajadas y si ha habido alguna extra.
La propuesta de Intratime va en el misma línea. Se trata de que el móvil se convierta en la nueva máquina de fichar de trabajadores que no tienen un puesto de trabajo fijo. O que desarrollan su jornada laboral en un lugar diferente a donde está ubicada la compañía que les ha contrato. Este es el caso de las empresas de limpieza de oficinas o de cáterin. El empleado solo tiene que registrar en su smartphone la hora a la que comienza y a la que termina.
Los trabajadores en movilidad también fichan
En el caso de los empleados con jornadas flexibles o que trabajen en remoto, un sistema de geolocalización los ayuda a fichar sin importar dónde se encuentren. Una alternativa es Timenet. Una aplicación online para la que no es necesario instalar ningún software y a la que se puede acceder desde cualquier dispositivo, tanto móvil como ordenadores portátiles y sobremesa. Gracias a ella no solo es posible un control del horario laboral, también qué tiempo dedican a determinados proyectos o tareas, gestionar vacaciones, bajas y permisos o, incluso, usarla como vía de comunicación para notificar a los empleados avisos e incidencias.
Con unas funcionalidades similares también está Sesame. Todos los registros de entrada y salida se sincronizan con independencia del dispositivo que se utilice para fichar. En el caso de que se use un móvil, se activará la función de geolocalización para los empleados que teletrabajen o lo hagan en movilidad. Además, desde la app el usuario puede gestionar sus vacaciones y proyectos.
Plantillas y controladores de presencia
Hay compañías que prefieren fórmulas más convencionales para la gestión de la jornada laboral de sus empleados. El uso de plantillas para el control horario sigue siendo una herramienta muy utilizada por los departamentos de recursos humanos. Aunque preferiblemente en formato digital en lugar de usar papel.
Factorial ha desarrollado una solución que ayuda a mantenerse al tanto de las horas de trabajo de todos los empleados y su progreso diario. Es posible establecer planillas personalizada e, incluso, gestionar las nóminas. Una de sus grandes ventajas es que las funciones básicas son gratuitas. Incluyendo un portal del empleado, gestor de ausencias y de documentos.
Para los que necesiten llevar una supervisión más exhaustiva, los controles de presencia como los de Safescan les servirán de ayuda adicional. Su propuesta es utilizar terminales con los que identificar de forma individual a todo el personal. Bien a través de una tarjeta o pin, o incluso utilizando tecnologías de reconocimiento de huella dactilar o de rostro. En este caso, un software de escritorio es el que ayuda en la gestión de la jornada laboral de cada empleado.
El uso de herramientas de control de horarios facilita el cumplimiento de la legislación. El fin último es conocer mejor la forma en la que las empresas gestionan las horas extras de sus trabajadores. Y así evitar el fraude. Según datos del INE, los españoles realizan a la semana más de dos millones y medio de horas extras no remuneradas y que tampoco cotizan a la Seguridad Social.
En Nobbot | Si no quieres que los robots te quiten el trabajo, aprende a sacarles partido