Con la vuelta a la actividad después de las vacaciones tanto a nivel profesional, como si tenemos que trabajar en grupo en los estudios se puede hacer necesario mejorar la comunicación entre los distintos colaboradores. Por eso hoy vamos a ver 7 servicios para la gestión y comunicación de equipos de trabajo que nos ayuden a mejorar este aspecto y ser más eficaces y productivos.
Porque el correo electrónico hace tiempo que ha dejado de ser la herramienta eficaz para la comunicación cuando estamos hablando de colaborar en un proyecto. Y se necesitan soluciones más ágiles que permitan comunicarse y conversar sin añadir ruido a los demás miembros de la empresa, del grupo de trabajo, etc. En este sentido, dependiendo de la complejidad podemos apostar por gestores de proyecto o por listas de tareas que nos ayuden a compartir la información que necesitamos y distribuir las tareas asignadas a cada miembro del grupo.
Trello, un completo gestor de proyectos con metodología kanban
En este caso tenemos con Trello un completo gestor de proyectos que va a permitir controlar de forma visual el progreso de las tareas que van asignadas. Para ello utiliza tarjetas que nos permite visualizar de forma clara que partes debemos impulsar para que el proyecto avance, lo que permite resolver los cuellos de botella de forma eficaz. Además incorpora una herramienta de mensajería instantánea para facilitar la comunicación entre los miembros del equipo, en la que podemos incluir archivos adjuntos que pueden almacenarse en Google Drive, Dropbox, Box o OneDrive
Podemos trabajar los proyectos con la metodología kanban, pero también con GTD. Podemos mover las tarjetas de una columna a otra, definir distintos tipos de columnas, asignar tareas, tiempos de ejecución, dead lines, etc. También tenemos notificaciones del sistema que nos ayudan a estar informados de los cambios al momento. Sin duda uno de los más completos de su segmento, aunque para empezar puede que tenga una curva de aprendizaje demasiado alta. Además tiene aplicaciones disponibles para las plataforma móviles
Asana, todo lo que necesitas en la gestión de proyectos online
Asana es otro de los servicios online para la organización de proyectos con los que realmente da gusto trabajar. Tiene todo lo que podemos necesitar para que el proyecto salga tal y como esperamos y no se nos pase nada por alto, desde asignación de tareas, creación de hitos, recibir las actualizaciones en el propio gestor, lo que nos va a permitir tener el control de la ejecución del proyecto.
Asana tiene una versión gratuita que está limitada a 15 miembros de equipo, más que suficiente a la hora de empezar a trabajar en la mayoría de empresas y grupos de trabajo. Además nos permite crear proyectos ilimitados así como tareas ilimitadas, algo que nos ayuda a que nuestro gestor no nos limite, algo que no es raro encontrar en las versiones gratuitas. Tiene disponibles aplicaciones para las principales aplicaciones móviles.
Teamwork, un sencillo gestor de proyectos con todo lo que necesitas
Teamwork es otra de las grandes alternativas que tenemos disponibles y que personalmente me parece muy intuitiva y sencilla. Podemos tener control de las tareas que asignamos, definir hitos de un proyecto para control de las fases intermedias y que no se encalle. Es perfecta para trabajar en equipo de forma eficaz y se integrará con nuestro sistema de correo de forma sencilla.
Control de distintos proyectos, de las tareas asignadas, subtareas o tareas recurrentes, creación de los hitos de control de ejecución, diagrama de Gantt, bloqueo y tareas privadas, gestión de archivos y versiones de los mismos o control de tiempo de ejecución de las tareas, algo muy importante si queremos tener un buen control de costes. Dispone de una versión gratuita con posibilidad de tener dos proyectos y un espacio de almacenamiento de 10 MB. Los planes profesionales aumentan este espacio y se integran con Google Drive, Dropbox o Box.
Redmine, un gestor de proyectos de código libre
Otra alternativa es montar nuestro propio gestor de proyectos. En este caso podemos apostar por Redmine un gestor de proyectos de código libre que hace uso de Ruby on Rails. Como base de datos soporta tanto MySQL como PosgreSQL o SQLite. Interesante la gestión que nos permite de los distintos usuarios en función de diferentes roles asignados.
A cada proyecto podemos asociarle un Wiki, algo que nos ayudará a tener todo el control de documentación asociada. También podemos tener nuestro propio foro por cada proyecto. Si lo tenemos en un servidor web lo cierto es que vamos a tener el control total tanto del proyecto como de la herramienta. El acceso a través de una interfaz web agradable y sencilla para no tener problemas de acceso.
Toolea, la gamificación en las tareas que nos ayuda a ser más productivos
Pero muchas veces la comunicación sólo es el primer paso. Lo que en realidad queremos conseguir es que finalicen las tareas asignadas y para ello nada mejor que trabajar como si fuera un juego. Esto es lo que nos propone Toolea, aprovechar la gamificación para hacer que la ejecución de las tareas asignadas se convierta en un juego, en un reto para las personas que van a trabajar con este gestor de proyectos.
Pero Toolea es mucho más, ya que se trata de una completa plataforma de colaboración, más parecido al concepto de Intranet a la que podemos dar acceso a clientes para compartir con ellos los proyectos que tenemos en común, donde añadir archivos, compartir calendarios o la ejecución de las tareas.
Wunderlist, mucho más que una lista de tareas
Pero en muchas ocasiones nos basta con una lista de tareas inteligente. Existen muchas aplicaciones de listas de tareas, pero pocas tan efectivas como Wunderlist, de la que ya hemos hablado en otras ocasiones, con la que podemos crear distintas listas de tareas y adaptarlas a nuestra metodología de trabajo sin problemas. Además de tener una interfaz muy pulida para poder centrarnos sólo en las tareas, también tenemos aplicaciones para smartphones y tablets perfectas para el control de las tareas.
Además podemos compartir las listas de tareas con aquellos que deseemos, lo que nos va a facilitar mucho el trabajo en grupo, gracias a que también podremos mantener conversaciones con aquellos con las que hemos decidido compartir las listas de tareas. Si echamos algo en falta podemos pasarnos a las versiones profesionales donde tenemos más funcionalidades.
Todoist, listas de tareas multiplataformas y muy versátil
Igual que Wunderlist, pero quizás con una interfaz más espartana, más sencilla pero perfecta para centrarnos en las tareas tenemos disponible Todoist, un gestor de listas de tareas que destaca por la cantidad de aplicaciones, plugins para navegadores, aplicaciones para distintos sistemas operativos y versión web que tiene disponibles. Tiene versiones individuales gratuitas, profesionales y para grupos de trabajo.
La efectividad que podemos conseguir con Todoist es su punto fuerte. Para uso individual es perfecta y si la comparamos con Wunderlist para mi gusto pierde en la versión gratuita a la hora de compartir las tareas. En las versiones profesionales quizás Todoist es más flexible en las opciones que nos va a ofrecer. Es muy sencilla de utilizar, por lo que podemos ser efectivos desde el primer día con ella.
Lo cierto es que podemos ganar mucho tiempo si utilizamos cualquiera de ellas, donde tenemos que encontrar la que sea más útil y sencilla de utilizar para trabajar. En función de la complejidad de los proyectos que queremos llevar a cabo serán más interesantes los gestores o las listas de tareas.
En Anexo M | Tres interesantes gestores de proyectos online para organizar tus trabajos
Imagen | geralt | Clive Darra