Cuando trabajamos con el correo electrónico, a medida que nos van llegando los correos muchas veces nos van generando trabajos que no podemos afrontar justo en ese momento. Por lo general, lo que hacemos es marcar el correo, ponerle una etiqueta o una estrella para poder volver después al propio mensaje y tramitarlo. También podemos utilizar gestores de tareas, que es la opción que yo prefiero, y de esta forma transformar un mensaje en nuestro buzón en una tarea pendiente de forma automática. Hoy vamos a comentar como podemos hacerlo con las cuatro mejores extensiones de Chrome para convertir en tareas tus correos de Gmail.
La opción del gestor de tareas nos permite ordenar el trabajo pendiente, lo que nos permite priorizar lo más urgente. Después existen muchos métodos de trabajo, el GTD (Get Things Done) es uno de los más famosos, pero ya depende de cada uno y su forma de organizarse. También del volumen de trabajos que vayamos entrando a través de esta técnica o si los utilizamos sólo para cuestiones laborales y también personales.
Any.DO, sencillo y con aplicación para smartphones
Any.DO es un gestor de tareas muy sencillo que vendrá muy bien para todos aquellos que no quieran complicarse mucho la vida para convertir correos en tareas. Al añadir la extensión para Chrome a nuestro navegador nos creará un botón en la bandeja de entrada de GMail que nos permitirá en cualquier momento convertir un mensaje de correo recibido en una nueva tarea. Podemos definir la tarea para hoy, mañana, próximamente o algún día. También crear carpetas para diferentes proyectos. De esta forma es un gestor de tareas muy flexible, que lo mismo nos sirve para tareas básicas que podemos complicarlo todo lo que deseemos. También admite etiquetas para diferenciar las tareas.
Además, desde la extensión que tenemos en el navegador se nos abre una lista con las tareas que tenemos pendientes para hoy. Podemos verlas por fechas o carpetas. Como punto negativo, no dispone de interfaz web que aparecerá próximamente. Sin embargo, dispone de aplicaciones para iPhone y Android que son muy sencillas de utilizar y añaden características interesantes como un planificador para visualizar lo que tenemos pendiente en la agenda del día.
Todoist, un completo ecosistema para administrar tus tareas
En este caso hablamos de Todoist, una extensión para Chrome que nos permite desde la propia extensión ir añadiendo correos para convertirlos en tareas. Podemos asignarles una prioridad, crear tareas dependientes de otras, etc. Es un completo gestor de proyectos, porque agrupamos las tareas por esta categorías. A mi juicio es más completo que Any.DO
Dispone de aplicación web, para casi todos los sistemas móviles y además de la versión gratuita cuenta con una versión premium que nos permite añadir funcionalidad a la misma. Es una de las mejores que he probado, sencilla, intuitiva y fácil de utilizar. Por ponerle un pero, quizás sería más cómodo para utilizar con GMail que incluyera un botón propio en la bandeja de entrada o por lo menos en el menú contextual para añadir páginas web, en lugar de hacerlo todo desde la extensión.
TeamBox, mucho más que un gestor de tareas
TeamBox es mucho más que un gestor de tareas y es más completo, pasando ya a la categoría de gestor de proyectos. Además de integrarse a la perfección con GMail, para lo cual aparece un botón para salvar como tarea cuando hemos abierto un mensaje.
Nos permite crear hasta 5 proyectos de forma gratuita y nos permite tener hasta 5 GB de espacio de almacenamiento. También podemos crear diagramas de Gantt para el control de las tareas y dispone de un gran sistema de notificaciones. Además se integra a la perfección con GDrive y Google Calendar, algo que lo convierte en un complemento perfecto para nuestras aplicaciones de Google.
Remember the Milk, una de las mejores aplicaciones para gestionar tareas
Remember the Milk, RTM, es una de las mejores aplicaciones para gestionar tareas que podemos integrar a la perfección con GMail. Nos creará en el lateral derecho una lista vertical para poder ir añadiendo tareas. De esta forma tenemos siempre a la vista las tareas pendientes a la vez que vemos la bandeja de entrada. Una opción que aprovecha muy bien el espacio en las pantallas panorámicas.
Respecto al manejo de las tareas, lo cierto es que no le falta casi de nada para ser uno de los mejores gestores de tareas. Es sencillo de utilizar, dispone de aplicaciones para móviles. Dispone de una versión gratuita y una de pago que añade más funcionalidad. Por ponerle algún pero quizás convertir correos en tareas no es la opción más cómoda de todas las que hemos visto.
Si me tengo que quedar con alguna opción hoy por hoy estoy entre Todoist y TeamBox. Son las que más se adaptan a mi forma de trabajar, pero también hay que tener en cuenta que aplicaciones como Any.DO son muy sencillas y quizás una de las más fáciles de utilizar para tener un gestor de tareas simple.
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Además de esas extensiones siempre podemos optar por el sencillo procedimiento de abrir un correo y hacer click arriba a la derecha en «más», después seleccionamos «añadir a las tareas» o incluso «crear evento» y ya está. Si lo hacemos como evento podemos incluir notas, recordatorios, invitar colaboradores….etc.
Cuanto más usas Gmail más lo necesitas.