Doodle, una sencilla herramienta para coordinar eventos

Cuando tratamos de organizar un acontecimiento, una reunión, etc. con nuestros amigos, en nuestro trabajo, etc. a veces se nos puede complicar demasiado llegar a un acuerdo. Al final todo se convierte en un cruce de correos electrónicos de un lado para otro avisando de quién puede en un día concreto y a qué hora. Todo esto se puede coordinar mejor gracias a Doodle, una sencilla herramienta para coordinar eventos con formato de encuestas.

Se trata de proponer las distintas alternativas que tenemos disponibles de manera que los participantes en el evento muestren sus preferencias sobre las posibilidades de asistencia al mismo. Una vez con el resultado consensuado será más sencillo organizar el evento, de manera que todos los implicados puedan participar en el mismo. Para comenzar a utilizarlo ni siquiera es necesario registrarse.

Comenzando a utilizar Doodle

El primer paso para definir el evento es añadir los datos para el mismo. Dar una descripción o título al mismo, una localización y sobre todo la descripción que nos debe ayudar a que los participantes en la reunión o en el evento tengan los mayores datos posibles para poder decidirse entre las distintas opciones. Además debemos añadir nuestro nombre y el correo electrónico, aunque este último no es obligatorio.

El siguiente paso son definir las fechas y horarios del evento. Por ejemplo, si lo que queremos es ir al cine con un grupo de amigos podemos definir distintos horarios dentro de un mismo día, o utilizar distintos días y distintas franjas horarias. De esta manera cada uno de los que quieren ir pueden decir que día les vendrá mejor, puesto que el objetivo de este evento, es saber cuándo podemos reunirnos un mayor número de personas, o a que hora preferimos quedar.

Las encuestas podemos restringirlas de varias maneras. Podemos crear una que sea sólo para responder si o no, limitar el número de respuestas que se pueden dar a una columna o dejar libertad para que se conteste en cualquiera de ellas. Una vez que hemos definido el evento nos queda compartirlo. A partir de aquí lo que podemos hacer es compartir el evento creado con las personas que queremos que participen. Al finalizar nos ofrece un enlace que será el que compartimos con todas las personas que queremos que participen en el evento, ya sea a través de las redes sociales o por correo electrónico.

También tenemos la posibilidad de registrarnos con Doodle. En este caso se trata de una buena solución si lo vamos a utilizar de forma habitual, ya sea para cuestiones lúdicas o laborales donde puede ser muy interesante, puesto que a medida que aumenta el número de personas que tenemos que coordinar se hace más complicado planificar una reunión a un horario y un día que sea posible la asistencia del mayor número de miembros de nuestra organización posibles.

Además se integra con otros calendarios que ya utilizamos, ya sea Google Calendars, iCal, o el calendario de Outlook, entre otras posibilidades. De esta manera no sólo podemos planificar el evento teniendo en cuenta nuestra agenda, sino que una vez cerrado el mismo se añade la cita a nuestro calendario. Es mucho más sencillo planificar para aquellos que tienen una agenda complicada.

Para finalizar, una vez cerrado el evento, se enviará una notificación a cada uno de los participantes con la fecha definitiva. Además podemos exportar los datos de la misma a Excel, CSV o PDF, lo que puede ser de gran utilidad, para enviar a los participantes, por ejemplo, en una cena de empresa, en la que es difícil que todos los empleados de una empresa puedan o les venga bien el mismo día.

Además por cada modificación, o votación que se realiza tenemos la opción de que nos notifiquen por correo. Esta es una opción que podemos configurar, puesto que en un evento en el que asista mucha gente puede resultar excesivamente contraproducente. En este caso es mejor permitir los comentarios a la encuesta para aquellos que lo deseen. Así que ya sabéis, para la próxima vez que no consigáis poner de acuerdo a vuestros amigos para quedar podéis probar con Doodle y ver como va la cosa.

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