El smartphone, un aliado para automatizar procesos en la empresa

El smartphone, un aliado para automatizar los procesos más tediosos de la gestión empresarial

smartphoneUna de las grandes preocupaciones de cualquier empresa es la optimización de todos los procesos de gestión en los que están involucrados terceras personas, tanto clientes como proveedores, y el smartphone puede ser un buen aliado.

Andrés Fernández, CEO de Quoters
Andrés Fernández, CEO de Quoters

La razón es sencilla: se pierde mucho tiempo en la interlocución entre la empresa y sus clientes, gestores, bancos, administraciones y un largo etcétera de personas con las que se tiene que tratar.

Lo cierto es que las empresas se enfrentan en su día a día a numerosos procesos tediosos, no solo comerciales, sino de diversa índole: facturación, emails, aprobaciones de proyectos, llamadas, concesiones de créditos, gestoría… Lo mejor es que muchas de esas tareas pueden agilizarse e incluso automatizarse gracias a un dispositivo tan personal y que, a día de hoy, todos tenemos a mano: el móvil.

Nuestro teléfono tiene un potencial indiscutible para liderar el proceso de transformación digital de las empresas. Constituye una herramienta verdaderamente útil para agilizar procesos y relaciones, no solo con clientes, sino con proveedores, posibles aliados e incluso con las Administraciones.

¿Por qué el SMARTPHONE es un aliado para la transformación?

La automatización de procesos a través del móvil tiene un componente bidireccional: tu empresa puede agilizar sus propios procesos con el móvil y, a su vez, tu empresa utiliza el móvil para agilizar los procesos de otros.

El smartphone es un aliado para tu empresa porque reduce los tiempos de respuesta cuando estás a la espera de noticias o confirmaciones que afectan al desarrollo del propio trabajo.

Un claro ejemplo de lo que ha supuesto el uso del móvil en cuanto a ahorro de tiempo y mejora de la productividad es la utilización del correo electrónico: ¿Alguien se imagina, hoy en día, no poder enviar emails desde cualquier lado sin tener dependencia del ordenador?

Esa capacidad, por pequeña o nimia que parezca, aligera la comunicación entre equipos y proveedores en caso de que alguno de los interlocutores no esté físicamente en la oficina o frente a su ordenador personal.

Este sencillo ejemplo sirve para mostrar la capacidad que tiene el teléfono móvil de transformar procesos y aumentar la productividad de las empresas.

Otra de las ventajas que permite utilizar el smartphone como herramienta para gestionar procesos de la empresa es que es un dispositivo muy personal y que nos identifica a la hora de hacer dichas gestiones. Es decir, seguramente tengas configurado el desbloqueo de tu teléfono mediante huella dactilar o reconocimiento facial, rasgos que inevitablemente nos identifican como individuos y que dan fe de que las acciones que se llevan a cabo con el teléfono están hechas por el dueño del terminal.

Procesos que se pueden transformar con el smartphone

Si aún dudas sobre los beneficios que puede tener para tu empresa integrar servicios que transforman procesos a través del smartphone, a continuación te contamos algunos que pueden verse beneficiados.

Aceptación de presupuestos

El presupuesto es un proceso de venta en sí mismo que tiene lugar en las últimas fases que hay entre cliente y proveedor, antes de ejecutar el proyecto, claro. Piensa: toda la negociación con el cliente ha sido rápida y efectiva, desde la primera llamada, pasando por las fases intermedias de reuniones y fijación de objetivos, hasta el envío de presupuestos.

Si todo el proceso se ha desarrollado en tiempo y el intercambio de información entre ambas partes ha sido rápida, ¿por qué no hacer lo mismo en la fase de aceptación del presupuesto?

En el mercado de herramientas de gestión empresarial, existen programas para hacer presupuestos online, como Quoters, que entre todas sus funcionalidades ofrece la posibilidad de agilizar la aceptación de las propuestas. ¿Cómo? Facilitando que estos presupuestos sean totalmente responsive y multidispositivo, para garantizar que los clientes puedan leer e interactuar con la oferta en cualquier dispositivo, tablet o móvil, reduciendo así las posibilidades del esto lo leo más tarde cuando recibimos un documento adjunto. La oferta se envía como un enlace, con lo que se puede compartir de cualquier manera, incluso por WhatsApp.

Y, por supuesto, la aceptación online también está garantizada, ya que incluye la posibilidad de firmar online los presupuestos. Si el cliente está de viaje de negocios y quiere revisar el presupuesto y firmarlo, puede hacerlo sin ningún problema: con su propio dedo puede firmar el documento y en pocos segundos la propuesta quedará aprobada. ¿Ves el papel tan importante que tiene el móvil para agilizar el proceso de aceptación de propuestas económicas?

smartphone 2

Firma de documentos

Lo avanzábamos en el punto anterior. Utilizar herramientas que te ofrezcan la posibilidad de que tus clientes firmen documentos a través del móvil hace que su respuesta sea más rápida frente a tus peticiones.

¿Cómo se firmaban documentos antes, cuando los implicados no estaban físicamente en el mismo lugar? Todos nos acordamos del ritual que implicaba: imprimir el contrato, presupuesto o acuerdo, firmarlo, escanearlo y volver a enviarlo por email. Eso, en el mejor de los casos. Cuando ni tan siquiera te enviaban el documento por email, sino que te llegaba por correo postal, los tiempos aún eran más largos. Entre que llegaba, lo firmabas y lo enviabas de vuelta… ¡pasaban varios días!

Gracias al uso de herramientas online, este proceso es mucho más rápido, ya que desde el smartphone la firma de documentos se hace en el momento. Y siempre se puede añadir alguna capa de seguridad solicitando autenticaciones de doble factor o solicitar datos adicionales a la persona que firma, para evitar posibles suplantaciones de identidad.

Autenticaciones de doble factor

Seguramente has oído hablar a tu banco de este paso de seguridad.

La autenticación de doble factor es un proceso de seguridad mediante el cual una persona tiene que verificar que es ella a través de dos métodos de autenticación diferente. Por un lado, tendríamos el paso de usuario/contraseña (algo que sabes) y por otro, una tarjeta de coordenadas (algo que tengas) o la huella dactilar o reconocimiento facial (algo que seas). Es decir, podríamos definir la autenticación de doble factor como una capa extra de seguridad para realizar diferentes transacciones y así evitar ciberataques.

Precisamente el segundo paso de la autenticación de doble factor (la biometría) es el que guarda relación directa con el uso del móvil y su capacidad para agilizar procesos de la empresa tan sencillos, por ejemplo, como el pago a proveedores.

Gracias a los últimos desarrollos en biometría móvil, hacer una simple transferencia es más rápido y seguro para las empresas, puesto que puedes hacerlas estés donde estés y con total seguridad.

Como ves, el uso del teléfono móvil puede ayudar a las empresas a realizar ciertos procesos mucho más rápido que antes. Y no solo más ágiles, sino también más seguros.

Una respuesta a “El smartphone, un aliado para automatizar los procesos más tediosos de la gestión empresarial

  1. Leyendo y analizando todas estas propuestas de aprendizaje, puedo ver lo importante, que es tener un teléfono inteligente que ayuda a que los resultados de una acción deseada , sean con mas rapidez y por tanto ,eficiente. sin duda agiliza los momentos.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *