Muchas veces a la hora de colaborar en la edición de documentos nos exige trabajar con editores con los que no estamos tan familiarizados como las suites ofimáticas de escritorio, con lo cual no siempre estamos tan cómodos como deberíamos trabajando con una herramienta a la que no estamos totalmente habituados o que carece de las funcionalidades del la ofimática de escritorio. La colaboración online desde el escritorio con DocVerse es una posibilidad que elimina esos inconvenientes.
A principios de mes DocVerse fue adquirido por Google, con lo cual parece que el servicio de colaboración que están desarrollando es muy interesante para tenerlo en cuenta. En realidad se trata de un plugin para Office 2007 que nos abrirá una especie de ventana lateral para controlar las opciones colaborativas del DocVerse. Podéis ver en acción las posibilidades de este complemento de Office 2007 en el siguiente vídeo.
El equipo de DocVerse está tratando de desarrollar complementos que sean compatibles también con Office 2003. De momento es posible trabajar con documentos de Word, Excel y PowerPoint, lo que cubre las necesidades de la mayoría de usuarios a la hora de trabajar. Además no es necesario que todos los usuarios que quieran colaborar en la edición de un documento tengan instalado el plugin, puesto que es posible editarlo también desde la propia página web de DocVerse.
Cuando estamos editando un documento online con DocVerse, nada más guardar el documento este se sincronizará con la versión en la nube, con lo cual la versión local y en la nube serán siempre coincidentes y todas las personas verán automáticamente los cambios simplemente con la opción de guardar los documentos al ejecutar los cambios.
Para añadir editores en un documento únicamente tenemos que añadir la dirección de correo de la persona con la que queremos colaborar y DocVerse le enviará un correo para el alta en el servicio que una vez aceptado podrá comenzar a colaborar, ya sea de forma online o instalando el plugin.
A la hora de editar entre varios un documento, una de las cuestiones que es necesaria son los comentarios sobre distintas posibilidades. Cada uno tenemos una opinión sobre la forma de hacer las cosas. Para ello existe la posibilidad de introducir comentarios que automáticamente serán sincronizados y serán visibles para el resto de editores.
En este sentido también es interesante el registro de actividad que refleja los cambios en la edición de un documento. Nos mostrará quién y cuando hizo cambios en el documento. A la vez es el complemento perfecto del control de versiones, que nos permitirá recuperar versiones anteriores del documento en caso de querer dar marcha atrás con los cambios que hemos realizado.
Es un servicio que debemos seguir atentamente su evolución puesto que desde el momento que Google compró el servicio no es posible darse de alta. Esperemos que pronto salga de la beta cerrad en la cual estaba. Este es uno de los principales inconvenientes que tiene el servicio, viene precedido de una gran fama, ha sido adquirido por una gran empresa pero son pocos los usuarios que lo han probado.
El otro inconveniente que veo al servicio es su limitación a MS Office, con lo cual se deja fuera a una cuota de mercado que utilizan otras suites ofimáticas. Además en este sector compite con el salto a la nube de Office 2010, que a poco que mejore hará que este servicio no tenga tanta relevancia.
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Muy completito, lástima que yo no sea muy de Office, porque sin duda le sacaría bastante provecho a esto.