Inbox, Mailbox, Slack: productividad en el correo electrónico

Inbox, Mailbox, Slack: entre revolucionar y transformar el correo electrónico

Inbox, Mailbox, Slack: entre revolucionar y transformar el correo electrónico

De un tiempo a esta parte están surgiendo distintos intentos de darle la vuelta al correo electrónico tal y como lo conocemos hasta ahora. En muchas empresas, para muchos autónomos y profesionales el correo se ha vuelto una herramienta ineficaz. Por eso surgen diversas alternativas para tratar de recuperar la eficacia del correo como herramienta de comunicación. Las últimas en intentarlo han sido Inbox, Mailbox, Slack, que están a medio camino entre revolucionar y transformar el correo electrónico.

Porque una ruptura radical puede significar una curva de aprendizaje compleja para utilizar la nueva herramienta, lo que de entrada ya echa para atrás a muchos de los usuarios. Si buscas una solución alternativa de correo electrónico es precisamente porque no tienes tiempo y será complicado que te pongas a probar nuevas herramientas, que finalmente no sabe si le van a dar o no buen resultado.

Inbox, el enésimo intento de Google de reinventar el correo electrónico

La última propuesta de Google para reinventar al correo ha sido Inbox, que además lo han planteado como un complemento de Gmail, no lo sustituye. Después de sonoros fracasos como Buzz, Inbox convivirá con Gmail hasta que cuaje o fracase. De esta forma se va a poder superar esa curva de aprendizaje, que es importante, sin que influya en la productividad de todos los usuarios que hacen un uso más intensivo del correo electrónico. La gran propuesta de Inbox es una interfaz mucho más vistosa y limpia, que agrupa correos en función de nuestros intereses y etiquetas o filtros que tengamos, además de mostrar imágenes o archivos con vistas previas, etc.

Pero también ha planteado el correo para un usuario intensivo, para el profesional, ofreciendo utilizar el correo como un gestor de tareas, algo que hasta ahora sólo podíamos hacer mediante extensiones. De esta forma, parte de los trabajos y tareas que recibimos por correo electrónicos los convertimos en una tarea. Para ello introduce dos elementos muy eficaces, por un lado, añadir recordatorios, que nos va a permitir anotar qué es lo que tenemos que hacer en este correo, y por otro lado, fijarlo a la bandeja de entrada, de manera que de un vistazo podemos ver sólo los correos que requieren una acción por nuestra parte.

inbox

Otra opción muy interesantes que nos puede ayudara a la organización del correo será retrasar los correos. De esta forma podemos gestionar los correos cuando a nosotros nos viene mejor, sin necesidad de dejarlos marcados sin leer en la bandeja de entrada, sino que el correo aparece justo cuando podemos gestionarlo.

Tras probar Inbox durante unos días lo cierto es que la aplicación parece bastante confusa al principio, tanto en el escritorio como en el smartphone. La parte buena es que mantener Gmail en paralelo soluciona una gran parte de estos problemas y quizás podrá madurar y mejorar. Puede que Inbox sea el futuro, pero desde luego no creo que sea el presente, por lo menos para los usuarios más avanzados, que son los que más necesitan una nueva aplicación de correo. También hay que darle tiempo, ya que de momento es una aplicación que todavía está en beta cerrada y se accede mediante invitación.

Mailbox, el poder de los gestos en el smartphone

Otro servicio muy interesante que quiere darle la vuelta al correo electrónico es Mailbox. Es un servicio que nos llega de los smartphones, donde todo servicio de correo que se precie hoy en día tiene que plantear una solución efectiva. En el caso de Mailbox su gran apuesta es la gestión del correo a través de los gestos táctiles, aprovechando las capacidades de las pantallas de los smartphones. Quizás es la apuesta más atrevida en este sentido. Como ocurre en el caso anterior, su curva de aprendizaje es alta, pero al poder seguir utilizando nuestra aplicación de correo en paralelo no vamos a tener problemas de productividad.

A través de los gestos táctiles con Mailbox podemos leer más tarde un correo, marcarlo como completado, guardarlo en listas personalizadas que podemos crear o eliminarlo. De esta forma y a través de la interfaz táctil del smartphone podemos aprovechar para tener una gestión mucho más ágil del correo electrónico. A partir de aquí Mailbox tras su compra por parte de Dropbox ha crecido, desde su aplicación para iOS ha dado el salto a Android.

Mailbox para MacOSX

También tiene una versión en beta para Mac OSX y Windows el gran olvidado. La filosofía es la misma, una interfaz adaptada a una pantalla más grande, pero en la que podamos gestionar nuestra bandeja de entrada aprovechando los gestos táctiles. Está todavía muy verde y no es una aplicación que yo recomendaría para trabajar de forma productiva. Y es que el escritorio es el punto más importante que debe resolver Mailbox, dando una solución adecuada para gestionar el correo de forma productiva, no sólo desde el smartphone.

Un servicio tremendamente prometedor, pero que se ha ido quedando a medio camino, entre lo que prometía ser y lo que no ha conseguido por el momento. Y parece que otros actores en el mundo del correo se están poniendo las pilas planteando soluciones globales que pueden acabar por convertirse en los gestores de correos más utilizados.

Slack, el servicio que quiere acabar con el correo electrónico

Si hasta ahora hemos visto dos aplicaciones o servicios que quieren transformar el correo electrónico, con Slack tenemos una solución que quiere revolucionar el correo electrónico reduciendo de forma drástica el flujo de correos que recibimos. Sobre todo será en el ámbito interno de una empresa donde se puede sacar partido a Slack y algo menos en las comunicaciones con clientes, proveedores, etc.

Para ello nos propone algo tan sencillo como una aplicación de chat, donde podemos crear distintos grupos de trabajo, de manera que muchos de los hilos de correo que ahora utilizamos para definir distintas cuestiones con nuestro equipo, ahora se trasladan a Slack, donde tendremos archivados hasta 10.000 mensajes en su versión gratuita, por lo que no perdemos información en caso de necesitar volver sobre ella.

Además otra de las grandes virtudes de Slack es su integración con otros servicios online. Tenemos la posibilidad de almacenar archivos con Dropbox o Google Drive, integrarlo con aplicaciones de atención al cliente como ZenDesk o Yira para la apertura de incidencias o automatizar tareas con Ifttt o Zapier, gestores de proyectos como Trello, etc. Slack nos facilita un almacenamiento de 5 GB para nuestros mensajes en su versión gratuita.

slack

Otra de sus grandes virtudes es su potente buscador, que nos va a permitir encontrar de forma mucho más ágil la información que necesitamos de lo que lo hacíamos en la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico. Slack no va a eliminar nuestro correo, sino que más bien lo va a complementar y mejorar, quedando el correo sobre todo para la relación con usuarios externos a la empresa.

Son varios los inconvenientes que nos presenta Slack. El primero de ellos es que no se puede establecer acceso de invitados, lo que limita su uso con clientes o empresas con las que vamos a colaborar durante un proyecto o con las que tenemos que discutir determinadas cuestiones en nuestro día a día. Aquí no van a suponer una solución para nuestro correo electrónico.

Además no tiene aplicación nativa para Windows, pero si para Mac, ni un complemento para Outlook que sería muy bienvenido en grandes empresas. De esta forma, para las empresas que tienen un mayor volumen de correo quizás una solución más interesante para ellas sería utilizar Yammer, que junto con SharePoint, consigue ser muy efectiva para la organización interna. Slack parece más pensada para ser una solución para pequeñas empresas y startups en su versión gratuita, porque en la de pago me parece más interesante, completa, con una mejor integración y además facilita almacenamiento ilimitado como Office 365 con Yammer, pero también otras alternativas de Intranet colaborativa y online como Zyncro.

Otras alternativas y pequeñas mejoras que nos pueden ayudar a la gestión del correo electrónico

Pero tenemos otras alternativas que pueden ser muy interesantes si queremos organizar mejor nuestro correo electrónico. No se trata de abandonar las aplicaciones que utilizamos sino aprovechar pequeñas funcionalidades que nos ofrecen otros servicios y que pueden mejorar mucho nuestra productividad con el correo electrónico.

Una de ellas es MailTrackio. Se trata de una extensión para Gmail con la que vamos a poder utilizar el Doble Check habitual de aplicaciones como WhatsApp. De esta forma sabemos cuando hemos enviado un correo si la persona a la que se lo enviamos lo ha recibido y lo ha abierto. Una opción que muchas veces ya estaba integrada en la confirmación de lectura, pero que es menos intrusiva y más visual.

El otro servicio que me parece muy interesante si trabajamos con el correo en una pantalla grande es AltoMail un servicio en el que podemos integrar distintas cuentas de correo y en la que podemos crear pilas de mensajes o agrupaciones que veremos como pequeñas notas adhesivas en la pantalla y nos permite tener los correos más importantes a mano. Es muy interesante probarlo y organizarnos nuestras propias pilas de mensajes, algo que ayuda mucho a que no se nos pasen los más importantes. Es una organización visual de la bandeja de entrada muy efectiva y práctica, pero a la que le falta un buen gestor desde smartphones o tablets. Podría ser un servicio complementario a Mailbox.

Para mi su organización de la bandeja de entrada es mucho más efectiva que la que nos propone Inbox, así como el buscador. Sin embargo, las opciones de convertir tu bandeja de entrada en un gestor de tareas me parece uno de los puntos más acertados de la propuesta de Google, así como la alternativa de posponer los correos.

Lo cierto es que parece que el correo electrónico vive un momento interesante. Sobre todo para los usuarios que hacen un uso más intensivo del mismo, que son los que demandan unas soluciones más efectivas a lo que actualmente tienen. Lo cierto es que quizás lo más interesante sería utilizar el correo para lo que inicialmente fue previsto, enviar una comunicación, no para establecer chats o utilizarlo como base de datos documental.

En Anexo M | Cómo gestionar eficazmente el correo electrónico
Imagen | Sebastien Wiertz