Un clic para firmar la declaración de la renta. Otro para pedir cita previa y renovar el DNI. Para pedir licencias, consultar los datos del catastro, revisar la vida laboral y las cotizaciones… Esos engorrosos trámites burocráticos que antes se hacían eternos están ahora en la pantalla del ordenador. ¿Quién es el responsable? El certificado digital.
Monsieur Sans-délai, decía Mariano José de Larra, se presentó en Madrid queriendo resolver los flecos de una herencia en 15 días. Se tuvo que marchar de vuelta a Francia a los seis meses sin haber encontrado solución. El culpable: el «vuelva usted mañana». Claro que han pasado casi dos siglos desde que Larra escribió su artículo. Pero, hasta hace dos días, los trámites burocráticos todavía podían eternizarse.
La digitalización ha conseguido en poco tiempo lo que décadas de quejas no habían logrado. Cada vez más cuestiones administrativas están disponibles online y todo es gracias a un pequeño archivo encriptado. Te explicamos qué es el certificado digital, cómo conseguirlo y para qué utilizarlo.
¿Qué es el certificado digital?
Sin rodeos. El certificado digital es un documento electrónico que sirve para identificarnos en la red. Lo hace de forma inequívoca y tiene validez jurídica, por lo que es un documento sensible. Está ideado como una firma digital, para ayudar a ciudadanos y empresas a intercambiar datos con la administración.
Habitualmente, se conoce como certificado digital al certificado de persona física o certificado de ciudadano. Este se le otorga a toda persona en posesión de un DNI o un NIE. Pero hay muchos más. Además de los certificados de persona física, existen certificados para representantes (para administradores de empresas, por ejemplo), para personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica, para la propia administración e, incluso, para servidores o aplicaciones informáticas.
¿Para qué sirve?
El certificado digital de persona física permite hacer cada vez más trámites a través de internet. Es completamente seguro y válido. Firmar un documento electrónico con el certificado equivale a hacerlo en persona en una oficina de la administración. Este proceso se utiliza en multitud de trámites y en un número creciente de administraciones, tanto la central como las autonómicas y las locales. Incluso en otras entidades como colegios profesionales, cámaras de comercio, correos y universidades.
La agencia tributaria es de las administraciones que más trámites permite con el certificado. Podemos presentar todo tipo de declaraciones. Algo parecido ocurre con la Seguridad Social, en cuya web podemos, por ejemplo, actualizar nuestros datos o solicitar copias de cualquier documento. Además, la mayoría de administraciones ya contemplan trámites básicos con el certificado digital como el de cita previa. Aquí se puede consultar un listado de todas las entidades y procedimientos que soportan este certificado.
Dónde pedir el certificado digital
Para contar con este documento electrónico que demuestra nuestra identidad online, lo primero es solicitarlo en una de las instituciones que lo otorga. Esta solicitud se puede hacer, claro, a través de internet. La forma más habitual es hacerlo en la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, o FNMT. En ella también podemos encontrar información muy detallada sobre el certificado y sus utilidades. Además de la FNMT, otras entidades como ciertos colegios profesionales, la Agencia Europea de Confianza Digital o algunos organismos autonómicos pueden otorgarlo.
Cómo pedir el certificado digital
Como hemos visto, se hace a través de internet. Para solicitar el certificado digital hay tres procedimientos: con el DNI o NIE, con su versión electrónica o con la app de la FNMT para Android (actualmente, fuera de servicio y sin fecha de retorno). Para las dos primeras opciones lo primero es asegurarse de que el navegador es compatible con el certificado. Desde la FNMT solo aseguran el correcto funcionamiento en Firefox o Internet Explorer.
En ambos casos, lo mejor es tener la última versión instalada, pero la propia FNMT nos explica una serie de procedimientos para asegurarnos de que todo está en orden. Cuentan incluso con un programa para configurar el navegador (descargar aquí), por si acaso. Una vez nos aseguramos de que todo está correcto, llega la hora de solicitar el certificado.
- Cumplimentar el formulario web. Un paso sencillo en el que nos pide pocos datos. Al finalizar, nos dará un número de solicitud asociado a nuestro DNI. Si hemos usado el DNI electrónico, el proceso termina aquí. Nos enviarán un código de descarga del certificado digital a nuestro email.
- Acreditación de identidad. Si hemos usado el DNI convencional, tendremos que acudir a alguna de las oficinas autorizadas para acreditar que somos quienes somos. Una última visita a la administración física. Tendremos que acudir con el DNI a alguna de las más de 2.400 oficinas acreditadas, incluyendo todas las de la Seguridad Social y la Agencia Tributaria.
- Descarga del certificado. Una vez acreditada nuestra identidad, nos enviarán un código de descarga al correo electrónico. El mismo que nos habría llegado si hubiésemos hecho el trámite con el DNI electrónico. Tendremos que descargarlo e instarlo.
- Opciones para smartphones. La FNMT cuenta con una aplicación solo para Android. Hasta hace poco, era posible solicitar en ella el certificado digital, siguiendo los mismos pasos que con el DNI convencional. Sin embargo, este procedimiento se encuentra temporalmente desactivado.
Instala el certificado
La FNMT advierte de que es necesario solicitar, descargarse e instalar el certificado en el mismo ordenador y la misma versión de navegador. La realidad es menos estricta. Sin embargo, la primera vez es mejor seguir los pasos al pie de la letra. Así, una vez descargado el certificado digital, vamos con su instalación. El procedimiento es sencillo. Doble clic en el archivo y seguir los pasos que nos indica. Si lo instalamos en Internet Explorer, después lo podremos utilizar también en Chrome (ya que comparten almacén de certificados). Para tenerlo también en Firefox habrá que repetir el proceso de instalación.
Y no olvides la copia de seguridad
El código de descarga que nos envían al correo tiene caducidad. Es decir, no podremos utilizarlo cada vez que queramos descargar de nuevo el certificado. Por eso, es muy recomendable hacer una copia de seguridad del documento digital. Para ello vamos a Panel de Control > Opciones de internet y hacemos clic en la pestaña de Contenido y en el botón Certificados.
Allí veremos los certificados digitales que tenemos instalados. Elegimos uno y pulsamos el botón Exportar. En el proceso podremos activar o desactivar varias opciones. Si no lo tenemos claro, dejamos las que vienen por defecto. Antes de exportarlo de forma definitiva, tendremos también que elegir una contraseña. Esta clave nos la pedirán cuando volvamos a instalar el archivo que hemos exportado. Sin ella, no podremos hacerlo.
La FNMT también da la posibilidad de comprar una tarjeta criptográfica en la que tener la copia de seguridad. Para leerla e importar el certificado será necesario un lector de tarjetas similar al del DNI electrónico. Sea como sea, el proceso, desde que lo pedimos hasta que lo tenemos instalado, es menos complicado de lo que parece. Y, una vez funcionando, facilita mucho las cosas y ahorra horas y horas de colas.
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Imágenes | FNMT, DNI electrónico, Pixabay/EdgarCurious, fulopszokemariann, Unsplash/Sanwal Deen